Для оформления различных выплат, пособий, а также справок и иных документов различные госучреждения постоянно требуют заверенные нотариально копии паспортов, свидетельств о рождении, свидетельств о регистрации брака, дипломов и т.д., что приводит к трате времени на поиск устройств для копирования, оплаты услуг копирования, оплаты услуг нотариуса и т.д. Часто данные копии требуются повторно при оформлении иного пакета документов в той же организации. Хранение бумажных копий их использование нельзя проконтролировать, не говоря уже о необходимости представлять копии многократно.
На сайте Госуслуги сделать раздел в личном кабинете, в котором будут храниться электронные копии документов (паспортов, свидетельство о регистрации брака, расторжения брака, лицевых счетов и т.д.). Данные копии предварительно подтверждаются в МФЦ и вносятся в личный кабинет пользователя. Также электронная копия шифруется на серверах, дабы при взломе системы личные данные пользователя не пострадали. После чего, при необходимости представить в госучреждения копии паспорта или иного добавленного в личный кабинет пользователя документа, работнику госучреждения, гражданин, дает временный доступ к необходимым документам через специальный закрытый раздел в личном кабинете. В разделе отражается цель запроса по каждому документу, время, ФИО и должность сотрудника. При необходимости повторного доступа, через сайт госуслуг или иным способом (отправкой смс на сотовый телефон гражданина и/или на электронную почту, указанную на портале госуслуг, просьбу предоставить доступ через портал госуслуг) сотрудник запрашивает доступ еще раз с указанием причин повторного запроса. Временной интервал действия доступа времени выбирается самим гражданином из списка (список формируется исходя из разработанных методик внутри ведомств в соответствии с причинами запроса и вида работ) или указывается в требовании по оформлению документов в индивидуальном порядке. Для этого настройка действия доступа производиться в личном кабинете сайта госуслуг. При начале работы с документами должно приходить уведомление в СМС или письмом на электронную почту. Сами электронные копии документов или используются без загрузки с сайта госуслуг или с загрузкой на рабочий компьютер сотрудника с временной электронной подписью и/или водяными знаками на изображении. В случае загрузки файл должен самоуничтожиться через заданное время.
Практический результат
Создание такой базы данных упростит и ускорит порядок оформления пакетов документов, избавит сотрудников от работы с большим количеством бумаг, которые нельзя ни потерять ни повредить в процессе работы с ними. Отпадет необходимость в хранении лишних документов в архивах. Позволит сократить необходимость личного присутствия граждан в госучреждениях для предоставления копий документов и предоставить возможность решить часть подобных вопросов как в любом месте России, так и в любое удобное для гражданина время суток.